🍀概要
プロジェクトマネージャ試験 平成31年 午後2 問1について、AIを活用して、詳細分析した結果を示します。
本分析は、AIが問題文からその背景にある本質的な課題を深く掘り下げ、プロジェクトマネージャが目指すべき理想像の一端を理解することに役立つよう、多角的な視点から考察したものです。これにより、単なる模範解答の提示に留まらず、論述問題を通して試される思考プロセスや問題解決のアプローチを深く理解するための示唆を提供します。
🧾問題・設問（PM-H31-1-PM2-Q1）
出典：情報処理推進機構 プロジェクトマネージャ試験 平成31年 午後2 問1(🔗取り扱いガイドライン)
📘問題
■タイトル
システム開発プロジェクトにおけるコスト超過の防止について
■内容
プロジェクトマネージャ(PM)には，プロジェクトの計画時に，活動別に必要なコストを積算し，リスクに備えた予備費などを特定してプロジェクト全体の予算を作成し，承認された予算内でプロジェクトを完了することが求められる。
プロジェクトの実行中は，一定期間内に投入したコストを期間別に展開した予算であるコストベースラインと比較しながら，大局的に，また，活動別に詳細に分析し，プロジェクトの完了時までの総コストを予測する。コスト超過が予測される場合，原因を分析して対応策を実施したり，必要に応じて予備費を使用したりするなどして，コストの管理を実施する。
しかし，このようなコストの管理を通じてコスト超過が予測される前に，例えば，会議での発言内容やメンバの報告内容などから，コスト超過につながると懸念される兆候をPMとしての知識や経験に基づいて察知することがある。PMはこのような兆候を察知した場合，兆候の原因を分析し，コスト超過を防止する対策を立案，実施する必要がある。
あなたの経験と考えに基づいて，設問ア～ウに従って論述せよ。
📗設問
■設問ア
あなたが携わったシステム開発プロジェクトにおけるプロジェクトの特徴とコストの管理の概要について，800字以内で述べよ。
■設問イ
設問アで述べたプロジェクトの実行中，コストの管理を通じてコスト超過が予測される前に，PMとしての知識や経験に基づいて察知した，コスト超過につながると懸念した兆候はどのようなものか。コスト超過につながると懸念した根拠は何か。また，兆候の原因と立案したコスト超過を防止する対策は何か。800字以上1,600字以内で具体的に述べよ。
■設問ウ
設問イで述べた対策の実施状況，対策の評価，及び今後の改善点について，600字以上1,200字以内で具体的に述べよ。
📔出題趣旨・採点講評(IPA)
■出題趣旨
プロジェクトマネージャ（PM）には，プロジェクトの計画時に，活動別に必要なコストを積算し，リスクに備えた予備費などを特定してプロジェクト全体の予算を作成し，承認された予算内でプロジェクトを完了することが求められる。
本問は，プロジェクトの実行中に，コストの管理を通じてコスト超過を予測する前に，コスト超過につながると懸念される兆候をPM としての知識や経験に基づいて察知した場合において，その兆候の原因と立案したコスト超過を防止する対策などについて具体的に論述することを求めている。論述を通じて，PM として有すべきコストの管理に関する知識，経験，実践能力などを評価する。
■採点講評
＜全問共通＞プロジェクトマネージャ試験では，“あなたの経験と考えに基づいて”論述することを求めているが，問題文の記述内容をまねしたり，一般論的な内容に終始したりする論述が見受けられた。また，誤字が多く分かりにくかったり，字数が少なくて経験や考えを十分に表現できていなかったりする論述も目立った。“論述の対象とするプロジェクトの概要”については，各項目に要求されている記入方法に適合していなかったり，論述内容と整合していなかったりするものが散見された。要求されている記入方法及び設問で問われている内容を正しく理解して，正確で分かりやすい論述を心掛けてほしい。
＜問1＞問1（システム開発プロジェクトにおけるコスト超過の防止について）では，コストの管理を通じてコスト超過が予測される前に，PM としての知識や経験に基づいて察知した，コスト超過につながると懸念した兆候，懸念した根拠，兆候の原因と立案したコスト超過を防止する対策について具体的に論述できているものが多かった。一方，兆候とは問題の起こる前触れや気配などのことであるが，PM として対処が必要な既に発生している問題を兆候としている論述も見られた。
🪄詳細分析(AI)
📝3行まとめ
- 【背景】コスト超過は後からの修正が困難で、早期の兆候察知と予防的対応がプロジェクト成功の鍵となります。
- 【PM視点】公式なコスト管理指標に加え、現場の声や非公式情報からリスクの芽を見抜き、先手を打つ視点が重要です。
- 【行動・着眼点】日常的なコミュニケーションから兆候を拾い、原因分析・対策立案・予防策の実行を迅速に回すべきです。
🧭システム開発プロジェクトにおけるコスト超過の防止についての考察
1. 問題の背景と現状分析
- 現状の課題・問題点:
- プロジェクトのコスト管理は、コストベースライン（期間別の予算）と実績を比較し、差異を分析する、という活動が基本となる。しかし、この「公式なコスト管理」の仕組みで、コスト超過が「予測」される段階では、既に対応が後手に回っていることが多い。
- 真に効果的なコスト超過の防止策は、公式なデータに表れる前の、より早期の段階で、コスト超過に繋がりうる「兆候」を察知し、先手を打つことである。
- この「兆候」は、会議での関係者の発言内容（例：「この仕様では、後で問題が出そうだ」）、メンバーからの報告内容（例：「想定外の調査に時間がかかっている」）、現場の雰囲気といった、定性的で、非公式な情報の中に、隠れていることが多い。
- 多くのPMは、これらの「兆候」を、自身の知識や経験に基づいて、「危険なサイン」として認識し、その原因を分析して、対策を講じる、というプロアクティブな行動ができていない。その結果、小さな火種が、やがて大きな炎（コスト超過）となってしまう。
- 変化の必要性の背景:
- 予見的マネジメントの重要性: プロジェクトマネジメントの価値は、発生した問題をいかにうまく処理するか（事後対応）以上に、問題をいかに発生させないか、あるいは、いかに早期にその予兆を捉えるか（事前対応・予見的対応）にある、という認識が、広く共有されるようになった。
- PMの経験価値: PMBOKのような、形式知化された知識体系だけでなく、多くの修羅場を乗り越えてきたPMが持つ、経験や勘といった「暗黙知」の価値が、再評価されている。兆候の察知は、この暗黙知が、最も活かされる領域の一つである。
- リスク管理との統合: コスト超過に繋がる「兆候」は、新たな「リスク」が生まれつつあること、あるいは、既存のリスクが顕在化しつつあることを示す、重要なシグナルである。コスト管理とリスク管理は、表裏一体で、統合的に行われるべきである。
2. 理想像の抽出と具体化
- あるべき理想的な状態:
- 兆候を察知する高感度なアンテナ: PMが、EVMの管理指標といった、公式なデータだけでなく、日々のコミュニケーションや、会議での何気ない会話、成果物のレビューでの指摘内容といった、あらゆる情報源から、コスト超過の「兆候」を敏感に察知する、高いアンテナを持っている。
- 経験と知識に基づく迅速な分析: 察知した「兆候」に対して、「これは、以前のプロジェクトで、コスト超過に繋がったパターンと似ている」といった、自身の知識や経験データベースを瞬時に参照し、その危険度を判断する。そして、「なぜ、この兆候が発生しているのか」という原因を、迅速に分析する。
- 根本原因に対するプロアクティブな対策: 分析した原因が、例えば、「要件の解釈の曖昧さ」にあるとすれば、それが、手戻りという形で、将来のコスト増に繋がる前に、利用部門を交えた仕様の再確認会を設定するなど、根本原因を取り除くための、プロアクティブな対策を、先手を打って立案・実施する。
- チーム全体での兆候監視: 兆候の監視を、PM一人の特殊能力に頼らない。チームメンバー全員に対して、コスト超過に繋がりうる兆候のパターンなどを教育し、チーム全体で、プロジェクトの健康状態を監視する文化を醸成する。「何かおかしい」と感じたメンバーが、気軽にPMに報告できる、心理的安全性の高い環境を構築する。
- 克服すべき障壁:
- PMの経験不足: 些細な事象を「危険な兆候」と結びつけて、その将来的なインパクトを予見するための、経験が不足している。
- 「気のせい」という自己判断: 察知した兆候を、「自分の考えすぎだろう」と、深く分析せずに、打ち消してしまう。
- 報告しづらい雰囲気: メンバーが、問題の兆候に気づいても、「余計なことを言って、面倒なことになるのは嫌だ」と感じ、報告をためらってしまう。
- 利害関係者の視点:
- プロジェクトマネージャ: プロジェクトのコスト超過という、重大な失敗を、未然に防ぐことができる。問題を、その初期段階で鎮火させる、極めて高いリスク管理能力を持つ、有能なPMとして、評価される。
- プロジェクトメンバー: 自分たちの現場で起きている問題の兆候が、PMに早期に認識され、根本的な対策が講じられるため、無駄な手戻り作業や、非効率な業務から解放される。
- 顧客/経営層: プロジェクトのコストが、常に安定的にコントロールされていることに、高い安心感を持つことができる。PMの、予見的管理能力を、高く信頼する。
3. 要約
- [200文字]要約:
コスト超過の防止は、公式データに表れる前の「兆候」察知が鍵。理想のPMは、経験と知識に基づき、会議の発言などから危険なサインを読み解く。そして、兆候の原因を迅速に分析し、手戻りなどが発生する前に、先手を打って、根本的な対策を講じ、コスト超過を未然に防ぐ。 - [400文字]要約:
コスト超過は、管理指標が悪化する前に、現場の些細な「兆候」として現れる。理想的なPMは、この兆候を、自らの経験と知識に照らして「危険なサイン」と認識する能力を持つ。そして、兆候を放置せず、直ちにその根本原因（例：仕様の曖昧さ）を分析し、将来のコスト増に繋がる前に、仕様の再確認会を開くなど、プロアクティブな対策を講じる。この予見的管理こそが、コスト超過を未然に防ぐ、最善の策である。 - [800文字]による詳細な考察:
本問題は、プロジェクトマネジメントにおける、形式知（データ、プロセス）と暗黙知（経験、勘）の、統合的な活用能力を問うている。特に、コスト管理という、極めて定量的な領域においてさえ、最終的に、その成否を分けるのは、PMが持つ、定性的な情報を読み解く「洞察力」や「予見能力」である、という、深い示唆を与えている。- あるべき理想像とは、「PMの経験知と、チームの集合知を融合させた、組織的な早期警戒メカニズム」の構築である。これは、コスト超過の兆候の察知を、特定のスーパーマン（PM）の個人的な能力に依存させるのではなく、組織として、体系的に、かつ、継続的に、行なっていく仕組みを目指すものである。この状態では、PMは、自らの経験から得た「危険な兆候のパターンリスト」を、形式知化し、チームメンバーと共有する。チームは、そのリストを参考に、日々の業務の中で、兆候を発見した場合、それを、専用の「ヒヤリハット報告システム」などに、気軽に登録できる。PMは、集まってきた兆候情報を、EVMなどの定量データと突き合わせ、統合的に分析することで、より精度の高い、将来予測と、意思決定を行う。PMの「暗黙知」が、チームの「形式知」となり、チームの活動が、PMの新たな「洞察」を生む、という、知識創造のサイクルが、プロジェクト内で回っている。
- 理想像実現へのアプローチとして、PMは、まず、自らの過去の成功体験や、失敗体験を、意識的に、言語化・体系化する努力が必要である。「なぜ、あのプロジェクトは、コスト超過したのか？」「その最初の兆候は、何だったのか？」といった、内省的な問いを通じて、自分なりの「教訓リスト」を作成する。プロジェクトの運営においては、MBWA（Management By Walking Around – 歩き回りによる管理）を実践し、現場の空気を肌で感じ、メンバーとの非公式な対話を、意識的に増やす。会議の場では、単に議事を進行するだけでなく、出席者の表情や、発言の裏にある、真意や感情を、注意深く観察する。そして、察知した兆候については、決して、一人で抱え込まず、信頼できるチームリーダや、他のベテランPMに相談し、客観的な意見を求めることも、判断の誤りを防ぐ上で、極めて重要である。
- 期待される効果は、プロジェクトのコスト超過リスクの、大幅な低減である。問題が、まだ小さく、柔らかいうちに、的確な手を打つことで、プロジェクトは、致命的なダメージを回避し、安定した航海を続けることができる。
- 考慮すべきリスクは、PMの「思い込み」や「決めつけ」である。過去の経験は、有効な武器であると同時に、新しい状況への、柔軟な見方を妨げる「色眼鏡」にもなりうる。PMは、自らの経験を尊重しつつも、常に、目の前で起きている事象を、先入観なく、ありのままに、観察する、という謙虚な姿勢を、持ち続ける必要がある。